Zorgvuldigheid is vereist bij bijhouden rittenregistratie

Het bijhouden van een rittenregistratie ter voorkoming van de bijtelling vereist een zorgvuldige vastlegging van de gereden kilometers. In een recente zaak legde de rechter de eisen als volgt uit: Een rittenadministratie dient niet bij voorbaat te worden verworpen als deze niet aan alle vereisten van de belastingdienst voldoet, maar de administratie in combinatie met andere bewijsmiddelen moet wel ten minste zodanig sluitend zijn dat daaruit eenduidig kan worden afgeleid hoeveel kilometers er zakelijk en privé met auto zijn gereden.

De belastingdienst had in deze zaak de rittenregistratie onder andere vergeleken met gegevens van verkeersovertredingen. Daarbij bleek dat er in een jaar zeven overtredingen waren begaan op locaties die niet overeenkwamen met de ritten in de rittenregistratie.

Veel van deze verschillen waren in dit geval te verklaren met ritten die door collega’s met deze auto waren gemaakt. Deze ritten waren niet in de rittenregistratie opgenomen. Dat de wel opgenomen ritten qua kilometerstanden toch op elkaar aansloten, werd waarschijnlijk veroorzaakt doordat de secretaresse van deze berijder de rittenregistratie verzorgde, los van de werkelijke stand van de kilometerteller. De rechter oordeelde dat van deze zakelijke ritten door collega’s ook de gereden afstand, het beginadres en het eindadres en de begin- en eindstand van de kilometerteller genoteerd hadden moeten worden om een sluitend geheel te krijgen.

Kleine fouten hoeven niet meteen tot het volledig verwerpen van de rittenregistratie te leiden. Dat blijkt ook uit eerdere rechtszaken. In dit geval was de omvang van de verschillen echter te groot en waren er bovendien vraagtekens te plaatsen bij een aantal verklaringen over de ontbrekende ritten. Zorgvuldigheid blijft dus geboden.

In hoger beroep woog tenslotte ook nog vrij zwaar mee dat er geen enkel bewijsstuk was waaruit de werkelijke kilometerstanden, bijvoorbeeld bij het begin en einde van het jaar, konden worden afgeleid.